Der Auftragswert (auch Auftragsvolumen genannt) spielt eine zentrale Rolle im Vergaberecht, weil er die rechtliche Grundlage für die Anwendung unterschiedlicher Vergabeverfahren bildet. Er entscheidet über die Einhaltung der EU-Schwellenwerte, die Auswahl des Verfahrens – z. B. offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren – und die damit verbundenen Pflichten zur Bekanntmachung. Zudem beeinflusst er die Frage, ob ein Auftrag einer Kontrolle durch Vergabekammern oder eine Nachprüfung durch Oberlandesgerichte unterliegt. Die Schätzung muss objektiv erfolgen, da eine vorsätzliche Untergrenze oder künstliche Aufteilung von Aufträgen als Verstoß gegen das europäische Vergaberecht gilt und zur Nichtigkeit der Vergabe führen kann.

Häufig wird der Auftragswert mit dem Vertragswert verwechselt, der den tatsächlich nach Vertragsabschluss zu zahlenden Betrag beschreibt. Anders als der Vertragswert ist der Auftragswert eine Prognose zum Zeitpunkt der Ausschreibung und enthält in der Regel auch zu erwartende Verlängerungsoptionen oder Zusatzleistungen. Ein weiterer relevanter Vergleich ist der Loswert, der nur einen Teilauftrag innerhalb einer Ausschreibung betrifft, sowie die Rahmenvereinbarung, bei der die Schätzung des Auftragswertes kumulativ über mehrere Abrufe erfolgen muss. Diese Unterscheidung ist entscheidend, um die korrekte Anwendung der Schwellenwerte und Vergaberegeln sicherzustellen.

Für Auftraggeber hat die exakte Schätzung des Auftragswerts mehrere praktische Auswirkungen. Sie gewährleistet die rechtssichere Auswahl des Vergabeverfahrens, vermeidet Nachprüfungsverfahren und Verzögerungen, und ermöglicht die transparente Dokumentation des Vergabeprozesses. Besonders bei komplexen Beschaffungen, wie z. B. Innovationspartnerschaften oder Bauleistungen in mehreren Losen, ist die korrekte Ermittlung entscheidend. Digitale Vergabemanagement-Lösungen erleichtern hierbei die konsistente Berechnung, indem sie Vertragsoptionen, Prämien, Verlängerungen und andere Komponenten automatisch berücksichtigen. Dies unterstützt die Nachweisführung gegenüber Vergabekammern und Aufsichtsbehörden.

Unternehmen nutzen die Angabe des geschätzten Auftragswerts als Entscheidungshilfe für die Teilnahme an Ausschreibungen. Der Wert gibt Aufschluss über die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines Projekts, die erforderlichen Ressourcen und das Wettbewerbsrisiko. Insbesondere bei europaweiten Ausschreibungen ermöglicht der Auftragswert eine strategische Einschätzung, ob eine Teilnahme sinnvoll ist und wie Angebote kalkuliert werden müssen. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Kenntnis der geschätzten Summe außerdem die Entscheidung erleichtern, ob eine Losaufteilung sinnvoll genutzt werden kann, um Chancen in Teilbereichen zu erhöhen.

Bei der Schätzung des Auftragswerts sind alle variablen Kosten, wie erwartete Materialpreisänderungen oder Leistungsoptionen, einzubeziehen. Ebenso müssen Nebenkosten wie Transport, Schulung oder Installation berücksichtigt werden, wenn sie vertraglich vorgesehen sind. Für Rahmenvereinbarungen wird der Wert über die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich aller möglichen Abrufe geschätzt. In der Praxis empfiehlt es sich, marktübliche Preise als Grundlage heranzuziehen und die Schätzung regelmäßig zu überprüfen, um Diskrepanzen zwischen Kalkulation und realem Bedarf zu vermeiden.