Die Schätzung des Auftragswertes ist ein zentrales Element jedes Vergabeverfahrens, da sie maßgeblich darüber entscheidet, welche vergaberechtlichen Regelungen Anwendung finden. Insbesondere ist sie ausschlaggebend dafür, ob ein Verfahren oberhalb oder unterhalb der maßgeblichen EU-Schwellenwerte durchgeführt werden muss. Eine fehlerhafte oder unvollständige Schätzung kann dazu führen, dass ein falsches Vergaberegime angewendet wird und das gesamte Verfahren angreifbar ist.

Vergaberechtlich ist die Auftragswertschätzung eng mit dem Transparenz- und Wettbewerbsgrundsatz verknüpft. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, den voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung realistisch und nachvollziehbar zu ermitteln. Maßgeblich ist dabei stets der geschätzte Gesamtwert ohne Umsatzsteuer. Neben dem eigentlichen Leistungsgegenstand sind auch Optionen, Vertragsverlängerungen, Prämien oder sonstige Zusatzleistungen einzubeziehen, sofern sie vertraglich vorgesehen sind.

Bei Lieferaufträgen und Dienstleistungsaufträgen kommt es häufig zu wiederkehrenden oder laufenden Leistungen. In diesen Fällen ist nicht der Einzelabruf, sondern der Gesamtbedarf über die vorgesehene Vertragslaufzeit zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn der tatsächliche Abruf noch nicht exakt feststeht, sondern nur prognostiziert werden kann. Entscheidend ist eine realistische Bedarfsabschätzung zum Zeitpunkt der Verfahrenseinleitung.

Die Aufteilung eines Auftrags in Lose ist vergaberechtlich zulässig und häufig sogar geboten, um mittelständischen Unternehmen den Zugang zu Vergabeverfahren zu erleichtern. Sie darf jedoch nicht dazu dienen, den maßgeblichen Auftragswert künstlich zu reduzieren. Für die Bestimmung des anzuwendenden Vergaberechts ist stets der Gesamtwert aller Lose zusammenzurechnen, auch wenn diese später getrennt vergeben werden.

Für Auftraggeber ist eine sorgfältige Auftragswertschätzung unverzichtbar, um Rechtsverstöße und Nachprüfungsverfahren zu vermeiden. Sie bildet die Grundlage für die Wahl der richtigen Verfahrensart, die Festlegung von Fristen und die Entscheidung über nationale oder europaweite Ausschreibungen. Eine dokumentierte und nachvollziehbare Schätzung erhöht zudem die Rechtssicherheit des gesamten Vergabeverfahrens.

Auch für Unternehmen hat die Auftragswertschätzung mittelbare Bedeutung. Sie beeinflusst, ob ein Auftrag europaweit bekannt gemacht wird und welche formalen Anforderungen an Angebote gestellt werden. Unternehmen profitieren von einer korrekten Schätzung, da sie faire Wettbewerbsbedingungen und transparente Vergabeverfahren sicherstellt.