Vergabestellen unter Druck: KI als Herausforderung

Ein aktueller Fachbeitrag auf egovernment.de beschreibt den sogenannten „KI-Teufelskreis im öffentlichen Einkauf“. Demnach stehen viele Vergabestellen bereits durch steigendes Beschaffungsvolumen, komplexere Verfahren und Fachkräftemangel unter Druck. Gleichzeitig setzt die Bieterseite generative KI bereits systematisch ein, was die strukturelle Asymmetrie im Vergabeverfahren weiter verschärfen könne.

Dabei reicht die erfolgreiche Beschaffung einzelner KI-Applikationen allein nicht aus. Vielmehr müsse KI als organisatorische Fähigkeit der Vergabestelle etabliert werden – nicht nur als isoliertes IT-Vorhaben, sondern als fester Bestandteil der organisatorischen und technischen Beschaffungsarchitektur.

Damit KI sinnvoll unterstützen oder automatisieren kann, sollten bestehende Beschaffungsprozesse zunächst nachvollzogen und kartiert werden – von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung. Ebenso brauche es Governance- und Transparenzregeln, die durch die Leitungsebene etabliert und institutionell legitimiert werden.

Für den Weg dorthin werden vier zentrale Ansatzpunkte genannt: Grundlagen schaffen, Prozesse nachvollziehen, Soll-Prozesse gemeinsam mit Technologiepartnern und weiteren Stakeholdern entwickeln sowie neue KI-Applikationen schrittweise pilotieren und weiterentwickeln. Offenheit gegenüber SaaS-Plattformen könne dabei helfen, externe Innovationsdynamik gezielt einzubinden. Zugleich betont der Beitrag, dass das Vergaberecht Innovation nicht grundsätzlich entgegenstehe, geeignete Instrumente aber strategischer genutzt werden müssten. Der Beitrag plädiert dafür, KI nicht nur punktuell zu beschaffen, sondern strategisch in die eigene Beschaffungspraxis zu integrieren.

Quelle: Der KI-Teufelskreis im öffentlichen Einkauf