Verfahrensbeteiligte sind der öffentliche Auftraggeber bzw. die Vergabestelle und der Bieter bzw. der Bewerber. Nach der Veröffentlichung des Auftrags und des Wettbewerbs erhalten geeignete Unternehmen die entsprechenden Vergabeunterlagen. Im offenen Verfahren ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Eignung der Bieter zu prüfen. Erst nach dieser Eignungsprüfung wird der Inhalt der Angebote bewertet, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Vor der Zuschlagserteilung im Oberschwellenbereich muss der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über seine Entscheidung informieren. Diese haben dann die Möglichkeit, einen Nachprüfungsantrag zum Vergabeverfahren zu stellen. Zuständige Schlichtungsstelle ist die jeweilige Vergabekammer.

Verfahrensbeteiligte sind nach § 162 Satz 1 GWB der Antragsteller, der Auftraggeber und die Unternehmen, deren Interessen durch die Entscheidung schwerwiegend berührt werden und die deswegen von der Vergabekammer beigeladen worden sind. Auch öffentlich-rechtliche Institutionen können in entsprechender Anwendung des § 162 GWB beigeladen werden, wenn ihre Interessen durch die Entscheidung schwerwiegend berührt werden.

Der öffentliche Auftraggeber ist für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Vergabeverfahrens verantwortlich. Dazu zählt die Bedarfsermittlung, die Erstellung der Vergabeunterlagen, die Festlegung der Zuschlagskriterien sowie die Wertung der eingegangenen Angebote. Der Auftraggeber muss dabei die Grundsätze von Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb wahren.

Bieter und Bewerber sind Unternehmen, die Interesse am Auftrag haben und entsprechende Unterlagen einreichen. Während Bewerber ihre Eignung im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs darlegen, geben Bieter bereits ein vollständiges Angebot ab. Sie müssen sämtliche Anforderungen erfüllen und fristgerecht einreichen, damit ihre Unterlagen gewertet werden können.

Im Vergabenachprüfungsverfahren wird geprüft, ob das Vergaberecht ordnungsgemäß angewendet wurde. Der Antragsteller ist derjenige Bieter, der eine Rechtsverletzung geltend macht und eine förmliche Überprüfung durch die Vergabekammer anstrebt. Er muss darlegen, dass ihm durch den behaupteten Vergabeverstoß ein Schaden entstanden ist oder droht.

Der Auftraggeber nimmt Stellung zu den Vorwürfen und legt die Vergabeakte zur Prüfung vor.

Beigeladene Unternehmen sind solche, deren Rechte durch die Entscheidung der Vergabekammer betroffen sein könnten, beispielsweise weil sie für den Zuschlag vorgesehen waren. Ihre Beteiligung stellt sicher, dass sie im Verfahren gehört werden und ihre Interessen geschützt werden können.

Die klare Bestimmung der Verfahrensbeteiligten ist grundlegend für die Ordnungsmäßigkeit des Vergabe- und Nachprüfungsverfahrens. Sie gewährleistet, dass alle relevanten Parteien in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden und ihre Rechte wahrnehmen können. Insbesondere im Nachprüfungsverfahren ist die Rollenverteilung wichtig, damit die Vergabekammer vollständig informiert ist und eine rechtssichere Entscheidung treffen kann.

Für Auftraggeber bedeutet die Beteiligung verschiedener Akteure eine erhöhte Dokumentationspflicht und die Notwendigkeit, Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar begründen zu können. Für Unternehmen bietet das Verfahren hingegen eine rechtsstaatliche Kontrolle, die sicherstellt, dass Vergaben nicht willkürlich erfolgen. Die Möglichkeit, Vergabefehler überprüfen zu lassen, stärkt den Wettbewerb und erhöht die Verlässlichkeit öffentlicher Beschaffungen.