Die Teilnahmefrist ist der Zeitraum, in dem Bewerber in einem zweistufigen Vergabeverfahren ihren Teilnahmeantrag einreichen können. Sie beginnt mit der Veröffentlichung oder Absendung der Auftragsbekanntmachung und endet mit dem Termin zur Abgabe der Anträge, um an der anschließenden Bieterauswahl teilzunehmen. Diese Frist stellt sicher, dass alle interessierten Unternehmen ausreichend Zeit haben, ihre Unterlagen vorzubereiten und einzureichen.

Die Teilnahmefrist ist in der Vergabeverordnung (VgV) sowie in der VOB/A EU geregelt. Sie variiert je nach Verfahrensart und beginnt stets am Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung.
Für den Oberschwellenbereich – also Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte – gelten folgende Mindestfristen:

• Nichtoffenes Verfahren: 30 Tage gemäß § 16 Abs. 2 VgV und § 10b EU Abs. 1 VOB/A

• Verhandlungsverfahren: 30 Tage nach § 17 Abs. 2 VgV und § 10c EU Abs. 1 VOB/A

• Wettbewerblicher Dialog: 30 Tage gemäß § 18 Abs. 3 VgV und § 10d Abs. 1 EU VOB/A

In Ausnahmefällen kann die Teilnahmefrist bei Vorliegen einer fundierten Begründung verkürzt werden – etwa, wenn eine angemessene Marktbeteiligung trotzdem gewährleistet bleibt.

Unter bestimmten Bedingungen ist eine Verkürzung auf 15 Tage zulässig, beispielsweise:

• im Nichtoffenen Verfahren nach § 16 Abs. 3 VgV

• im Verhandlungsverfahren nach § 17 Abs. 3 VgV

Eine solche Verkürzung muss sachlich begründet und im Vergabevermerk dokumentiert sein. maßgeblich ist immer der Grundsatz der Angemessenheit: Die Frist muss der Komplexität der Leistung, dem Planungsaufwand und der üblichen Bearbeitungszeit entsprechen. Nach Veröffentlichung einer Vorinformation gemäß § 38 VgV kann im Oberschwellenbereich keine weitere Reduzierung erfolgen.

Im Unterschwellenbereich, also bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte, wird keine feste Mindestfrist vorgegeben. Stattdessen gilt die Formulierung, dass die Frist angemessen sein muss (§ 10 Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 1 UVgO). Dies gibt den Auftraggebern Spielraum, erfordert jedoch eine nachvollziehbare Begründung. Faktoren sind u. a.:

• Komplexität der Leistung

• Umfang der zu erstellenden Nachweise

• Marktkenntnis der potenziellen Bieter

In modernen Vergabeplattformen wie dem evergabe Manager (auch AI Vergabemanager) werden Teilnahmefristen automatisch berücksichtigt, verwaltet und in den Vergabeunterlagen ausgewiesen. Dort finden sich auch Hinweise zu den Terminen für Bewerbungs- und Angebotsphasen. Digitale Fristenverwaltung erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und minimiert Fehler bei der Terminberechnung.