Submissionsabsprachen sind Teil des Kartellrechts und werden in Deutschland insbesondere durch das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) reguliert. Sie sind klar von zulässigen Kooperations- oder Informationsaustauschen zwischen Unternehmen zu unterscheiden, die weder die Preisgestaltung noch die Teilnahme am Vergabeverfahren beeinflussen. Während ein informeller Austausch von Marktdaten oder technischen Informationen erlaubt sein kann, liegt eine Submissionsabsprache immer dann vor, wenn Bieter gezielt ihre Angebote koordinieren, um den Wettbewerb zu verzerren. Im Unterschied zu anderen Formen des Betrugs im Vergaberecht betrifft die Submissionsabsprache nicht die Vertragsausführung, sondern die Angebotsphase selbst.

Im Vergabeverfahren können Submissionsabsprachen auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden. Bieter können Preise abstimmen, Angebote bewusst variieren, um einem bestimmten Teilnehmer den Zuschlag zu sichern, oder sogar Scheinangebote einreichen, die niemals erfolgreich sein sollen. Solche Praktiken zielen darauf ab, die Marktbedingungen zu manipulieren und den Wettbewerb künstlich zu beschränken. Auftraggeber erkennen diese Absprachen oft erst durch auffällige Muster in den eingereichten Angeboten oder durch Hinweise von Mitbewerbern. Moderne digitale Vergabemanagement-Lösungen bieten Funktionen wie Angebotsanalysen oder Prüfmechanismen auf Auffälligkeiten, die Verdachtsmomente frühzeitig identifizieren können, ohne dass sie die rechtliche Verantwortung des Auftraggebers ersetzen.

Ob es Submissionsabsprachen gegeben hat und dadurch das Angebot ausgeschlossen wird, wird mithilfe der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe geregelt. Vor allem das GWB beschreibt entsprechende Situationen und wie diese zu handhaben sind.

§ 123 Abs. 1 Nr. 8 GWB schreibt einen zwingenden Ausschluss vor, wenn eine Submissionsabsprache als Betrug gegen den Haushalt der EU gilt und eine rechtskräftige Verurteilung des Bieters bekannt ist. Bei Anhaltspunkten sind Nachforschungen lediglich im Rahmen des laufenden Vergabeverfahrens möglich.

Nach § 124 Abs. 1 Nr. 3 und Nr. 4 GWB können Unternehmen aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, wenn sie eine schwere Verfehlung, wie Submissionsabsprachen oder Kartellverstöße, nachweislich begangen haben. Der Nachweis einer solchen Verfehlung erfordert objektive Anhaltspunkte, die konkret dokumentiert sind.

§ 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB ermöglicht den Ausschluss von Unternehmen aus Vergabeverfahren bei hinreichenden Anhaltspunkten für wettbewerbswidrige Absprachen oder Verhaltensweisen, die den Wettbewerb beeinträchtigen. Ein Ausschluss ist besonders gerechtfertigt, wenn eine Kartellbehörde einen Verstoß festgestellt hat.

§ 298 StGB regelt die Strafen bei Submissionsabsprachen. So kommen Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren oder auch Geldstrafen infrage.

Bestraft wird zum einen das Unternehmen, wessen Angebot auf wettbewerbswidrigen Submissionsabsprachen basiert. Zum anderen ist auch das Veranlassen, ein bestimmtes Angebot anzunehmen, rechtswidrig.

Submissionsabsprachen sind klar von Preisdumping, Fehlkalkulationen oder bloßem unprofessionellem Bieterverhalten zu unterscheiden. Während diese Fälle keine wettbewerbswidrigen Absprachen darstellen, führen Submissionsabsprachen gezielt zur Wettbewerbsverzerrung. Auch von wettbewerbswidrigen Kartellabsprachen unterscheidet sich die Submissionsabsprache dadurch, dass sie spezifisch auf Vergabeverfahren ausgerichtet ist, während klassische Kartellabsprachen häufig auf den gesamten Markt oder auf längere Zeiträume abzielen.

Digitale Vergabemanagement-Systeme können die Erkennung von Submissionsabsprachen unterstützen, indem sie Angebotsdaten systematisch auswerten, Auffälligkeiten markieren und die Vergabestelle bei der Dokumentation unterstützen. Sie ersetzen jedoch nicht die rechtliche Prüfung durch den Auftraggeber oder die Zusammenarbeit mit den Kartellbehörden. Die Nutzung solcher Systeme ermöglicht eine effizientere Risikobewertung, insbesondere bei komplexen oder großvolumigen Ausschreibungen, und trägt so indirekt dazu bei, die Integrität von Vergabeverfahren zu wahren.