Mit Inkrafttreten des neuen Vergaberechts am 18. April 2016 ist die Anwesenheit der Bieter und ihrer Bevollmächtigten im Eröffnungstermin (Submissionstermin) gemäß § 14 VOB/A nur noch bei öffentlichen Ausschreibungen von Bauleistungen unterhalb des EU-Schwellenwerts zulässig.

Zum Submissionstermin werden die Angebote geöffnet und in allen wesentlichen Teilen gekennzeichnet. Bietername und -anschrift, Endbeträge der abgegebenen Angebote bzw. Beträge der einzelnen Abschnitte sowie andere den Preis betreffende Angaben werden verlesen. Ebenso wird bekannt gegeben, ob und von wem und in welcher Zahl Nebenangebote eingereicht wurden.
Über den Eröffnungstermin ist eine Niederschrift in Schriftform oder elektronischer Form zu fertigen.

Mit dem evergabe Manager (AI Vergabemanager) kann eine Angebotseröffnung durchgeführt und protokolliert werden.

Informationen zum evergabe Manager

Der Eröffnungstermin hat im Vergaberecht eine zentrale Funktion, da er den Übergang von der Angebotsabgabe zur Angebotswertung markiert. Er stellt sicher, dass Angebote fristgerecht eingegangen sind und dokumentiert gleichzeitig die formale Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens. Die Öffnung der Angebote erfolgt stets durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Zwar ist die physische oder digitale Anwesenheit der Bieter heute nur noch in eng begrenzten Fällen erlaubt, doch bleibt der Eröffnungstermin ein essenzieller Schritt im Ablauf öffentlicher Beschaffungen.

Der Eröffnungstermin dient insbesondere der Wahrung der Gleichbehandlung aller Bieter. Da alle Angebote erst zum festgelegten Termin geöffnet werden, wird ausgeschlossen, dass einzelne Unternehmen bevorzugt behandelt werden könnten. Der Grundsatz des Geheimwettbewerbs gilt bis genau zu diesem Zeitpunkt. Durch die verpflichtende Niederschrift entsteht ein offizielles Dokument, das sowohl für die interne Vergabeakte als auch für eventuelle spätere Nachprüfungsverfahren relevant ist.

Die Dokumentation umfasst typischerweise Zeit und Ort der Öffnung, die Anzahl der eingegangenen Angebote, die genannten Angebotssummen sowie Informationen zu eingereichten Nebenangeboten. Auch Feststellungen zu fehlenden oder auffälligen Unterlagen können protokolliert werden, ohne jedoch wertende Aussagen zur Eignung oder Wirtschaftlichkeit zu treffen.

Mit zunehmender elektronischer Vergabe wird der Eröffnungstermin heute in vielen Fällen vollständig digital durchgeführt. Dabei werden die Angebote automatisiert verschlüsselt empfangen und erst zum festgelegten Zeitpunkt elektronisch geöffnet. Digitale Werkzeuge unterstützen die lückenlose Protokollierung und erleichtern die Verwaltung großer Vergabeverfahren.

Die Digitalisierung erhöht zudem die Datensicherheit, da Manipulationen oder unbefugte Einsichtnahmen ausgeschlossen werden. Für Vergabestellen bietet dies eine erhebliche Entlastung, während Bieter von einem transparenten, standarisierten Ablauf profitieren.