Die elektronische Angebotsabgabe bezeichnet die digitale Übermittlung von Angebotsunterlagen im Rahmen öffentlicher Vergabeverfahren. Seit 2018 ist sie für Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtend und bildet den zentralen Bestandteil der elektronischen Vergabe (eVergabe).

Bei der elektronischen Angebotsabgabe übermitteln Bieter ihre Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Bestätigungen vollständig digital an den öffentlichen Auftraggeber. Eine papiergebundene Angebotsübermittlung ist in der Regel nicht mehr zulässig. Diese Digitalisierung soll Transparenz und Effizienz im Vergabeverfahren erhöhen und gleichzeitig die Bearbeitungszeiten sowie Kosten reduzieren.

Die Verpflichtung zur elektronischen Angebotsabgabe ist in der Vergabeverordnung (VgV), der SektVO und der VSVgV geregelt. Sie basiert auf der EU-Richtlinie 2014/24/EU, die die vollständige elektronische Kommunikation in Vergabeverfahren vorgibt.
Aktuell (2024) legen viele Bundesländer und Kommunen besonderen Wert auf barrierefreie, interoperable Vergabeplattformen und auf die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ebenso gewinnen Aspekte wie digitale Signaturen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Audit-Trails für Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit weiter an Bedeutung.

1. Registrierung: Der Bieter registriert sich auf einer eVergabe-Plattform, etwa evergabe.de.

2. Unterlagendownload: Ausschreibungsunterlagen werden digital heruntergeladen.

3. Angebotserstellung: Mit einer Bietersoftware oder einem webbasierten Formular werden Kalkulationen, Nachweise und Angebotsdokumente erstellt.

4. Signatur und Übermittlung: Nach digitaler Signierung der Unterlagen wird das verschlüsselte Angebot hochgeladen und bis zum Submissionstermin sicher gespeichert.

5. Öffnung und Wertung: Erst zum festgelegten Zeitpunkt kann die Vergabestelle die Angebote entschlüsseln und rechtssicher prüfen.

• Rechtskonformität: Sie erfüllt die EU-rechtlichen Vorgaben zur Digitalisierung öffentlicher Vergaben.

• Effizienz: Reduziert Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen bei der manuellen Dateneingabe.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jeder Prozessschritt ist dokumentiert und revisionssicher.

• Nachhaltigkeit: Papierlose Verfahren tragen zu ökologischer Ressourcenschonung bei.

• Eingesetzte Systeme müssen dem Stand der Technik entsprechen und Verschlüsselungstechnologien wie TLS oder AES nutzen.

• Es ist sicherzustellen, dass Angebote bis zum Submissionstermin weder einsehbar noch veränderbar sind.

• Plattformen wie evergabe.de oder das AI Bietercockpit ermöglichen eine vollständig elektronische, DSGVO-konforme Abwicklung.

Für Auftraggeber bedeutet die elektronische Angebotsabgabe, die notwendige technische Infrastruktur bereitzustellen. Für Bieter ist entscheidend, rechtzeitig die passende Software und ein gültiges Zertifikat zur digitalen Signatur einzusetzen. Anbieter wie evergabe.de integrieren diese Schritte in eine benutzerfreundliche Oberfläche, um eine rechtssichere, nachvollziehbare Angebotsabgabe zu gewährleisten.