Bei dem Submissionstermin handelt es sich um eine Angebotsöffnung zu einem öffentlichen Vergabeverfahren. Hier werden alle eingegangenen Angebote geöffnet, verlesen sowie dokumentiert. Zuständig hierfür ist der Auftragsgeber selbst.

Nach § 14 VOB/A ist der Termin einzuhalten und darüber hinaus verpflichtend eine Niederschrift (schriftlicher oder digitaler Form) anzufertigen. Bei elektronischen Vergabeverfahren dürfen lediglich die Bieter, welche ein Angebot abgegeben haben oder aber dessen Bevollmächtigten anwesend sein.

Der Submissionstermin stellt sicher, dass die Öffnung der Angebote transparent, nachvollziehbar und unter gleichen Bedingungen erfolgt. Er markiert einen formalen Übergang von der Angebotsabgabe zur Angebotsprüfung und ist ein zentraler Schritt zur Wahrung der Gleichbehandlung aller Bieter.

Bei elektronischen Vergabeverfahren erfolgt die Angebotsöffnung systemgestützt. Die Inhalte der Angebote sind bis zum Submissionstermin technisch gesichert und können erst nach Ablauf der Angebotsfrist geöffnet werden. Bei papiergebundenen Verfahren findet die Öffnung physisch statt, was zusätzliche organisatorische Anforderungen an Aufbewahrung und Dokumentation mit sich bringt.

Die Niederschrift über den Submissionstermin ist ein zentrales Dokument der Vergabedokumentation. Sie dient als Nachweis dafür, dass die Angebotsöffnung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Fehlerhafte oder unvollständige Niederschriften können im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens rechtliche Risiken begründen.

Ob und in welchem Umfang Bieter an einem Submissionstermin teilnehmen dürfen, hängt von der Vergabeart und der Form der Angebotsabgabe ab. Während bei elektronischen Verfahren die Teilnahme stark eingeschränkt ist, haben Bieter bei Bauvergaben traditionell weitergehende Informations- und Einsichtsrechte.

Für Auftraggeber ist der Submissionstermin ein besonders sensibler Verfahrensschritt. Eine saubere Organisation, klare Zuständigkeiten und eine vollständige Dokumentation sind entscheidend, um Beanstandungen oder Nachprüfungsverfahren zu vermeiden. Digitale Vergabemanagementlösungen unterstützen dabei, Angebotsöffnungen strukturiert durchzuführen und rechtssicher zu dokumentieren.

Mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers müssen die Eröffnung gemeinsam durchführen und dokumentieren. Dabei sind Name und Anschrift der Bieter sowie die Beträge und Preisangaben der Angebote festzuhalten. Zudem muss vermerkt werden, ob Nebenangebote eingereicht wurden und von wem diese stammen.

Bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen besteht keine Pflicht, die Bieter über das Ergebnis eines Submissionstermins zu informieren. Anders verhält es sich bei national und europaweit ausgeschriebenen Bauleistungen – hier müssen alle Bieter über die Ergebnisse der Angebotsöffnung unterrichtet werden. Zudem haben Bieter und ihre Bevollmächtigten das Recht, das Protokoll der Angebotseröffnung sowie dazugehörige Nachträge einzusehen.

Bei Bauvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen öffentliche Auftraggeber nach dem Submissionstermin allen Bietern bestimmte Informationen bereitstellen, darunter die Namen der Bieter, die Angebotssummen, mögliche Preisnachlässe und die Anzahl der eingereichten Nebenangebote.

Den Submissionstermin einhalten und ein Ausschreibungsergebnis zusammenstellen kannst Du ganz leicht mit dem evergabe Manager.

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