Ein Wettbewerblicher Dialog ist ein förmliches Vergabeverfahren nach dem europäischen Vergaberecht und richtet sich nach den Vorgaben der VgV. Er steht öffentlichen Auftraggebern zur Verfügung, wenn der Auftragsgegenstand eine besondere Komplexität aufweist und die Anforderungen nicht so eindeutig beschrieben werden können, dass ein Offenes Verfahren oder Nichtoffenes Verfahren rechtssicher durchgeführt werden könnte. Die rechtliche Grundlage findet sich insbesondere in § 18 VgV, der sowohl die Zulässigkeitsvoraussetzungen als auch den Ablauf des Verfahrens regelt. Ziel ist es, dem Auftraggeber durch einen strukturierten Dialog die Entwicklung einer tragfähigen Lösung zu ermöglichen, ohne dabei die Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zu verletzen.

Der wettbewerbliche Dialog ist klar vom Verhandlungsverfahren abzugrenzen. Während beim Verhandlungsverfahren bereits eine konkrete Leistungsbeschreibung existiert, über deren Inhalte verhandelt wird, steht diese beim wettbewerblichen Dialog zu Beginn noch nicht fest. Die Lösung entsteht erst im Austausch mit den ausgewählten Unternehmen. Ebenfalls zu unterscheiden ist der wettbewerbliche Dialog vom Innovationspartnerschaftsverfahren, das auf die Entwicklung neuer, am Markt noch nicht verfügbarer Leistungen abzielt. Der wettbewerbliche Dialog hingegen setzt voraus, dass grundsätzlich geeignete Lösungen existieren, diese aber für den konkreten Bedarf des Auftraggebers erst konkretisiert werden müssen.

Für Auftraggeber bietet der wettbewerbliche Dialog die Möglichkeit, komplexe Projekte rechtssicher umzusetzen, bei denen klassische Leistungsbeschreibungen an ihre Grenzen stoßen. Er erlaubt es, technisches, wirtschaftliches und rechtliches Know-how der Unternehmen frühzeitig in die Projektentwicklung einzubeziehen. Gleichzeitig stellt das Verfahren hohe Anforderungen an die Dokumentation, die Verfahrensgestaltung und den Umgang mit vertraulichen Informationen. Fehler in der Strukturierung des Dialogs oder bei der Auswahl der Zuschlagskriterien können zu Nachprüfungsverfahren führen.

Für Unternehmen eröffnet der wettbewerbliche Dialog die Chance, ihre Lösungskompetenz aktiv einzubringen und den späteren Auftragsgegenstand mitzugestalten. Gleichzeitig ist der Aufwand im Vergleich zu anderen Verfahren deutlich höher, da häufig umfangreiche konzeptionelle Leistungen bereits in den Dialogphasen erbracht werden müssen. Die gesetzlich vorgesehene Kostenerstattung bei geforderten Ausarbeitungen mildert dieses Risiko, ersetzt jedoch nicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen internen Ressourcenplanung.

• Der Auftraggeber beschreibt seine Anforderungen in der Bekanntmachung oder in einer Leistungsbeschreibung. Anschließend bestimmt er mindestens drei Unternehmen, die er zum Dialog auffordert.

• Im Dialog legen beide Parteien fest, wie die Bedürfnisse des Auftraggebers erfüllt werden können. Alle Lösungsvorschläge und andere vertraulichen Informationen werden nur im Rahmen des Vergabeverfahrens verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

• Der Auftraggeber wickelt den wettbewerblichen Dialog in aufeinander folgenden Phasen ab. Damit verringert er die zu erörternden Lösungen anhand von Zuschlagskriterien. Anschließend informiert er die ausgeschiedene Unternehmen.

• Sobald eine oder mehrere Lösungen beziehungsweise Lösungsansätze gefunden sind, ist der Dialog abgeschlossen. Danach folgt die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Grundlage des Angebots ist das Ergebnis aus den Dialogphasen. Es können zudem Präzisierungen, Klarstellungen und Ergänzungen gemacht werden. Hierbei gelten die Grundsätze der Vergabe.

• Der Auftraggeber bewertet die Angebote aufgrund der Zuschlagskriterien und wählt das wirtschaftlichste Angebot aus. Im Anschluss hat das Unternehmen mit dem ausgewählten Angebot die Möglichkeit auf bestimmte Einzelheiten dessen einzugehen.

Der § 18 VgV beschreibt den Ablauf und das rechtskonforme Vorgehen detailliert.