Freihändige Vergaben können sowohl mit, als auch ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Bei Vergabeverfahren mit einem öffentlichem Teilnahmewettbewerb auf nationaler Ebene veröffentlicht der Auftraggeber eine Bekanntmachung. Auf diese Bekanntmachung können sich unbegrenzt viele Unternehmen bewerben und einen Teilnahmeantrag einreichen. Die in dem Teilnahmewettbewerb als geeignet ermittelten Unternehmen, werden vom Auftraggeber aufgefordert ein Angebot abzugeben.

Das Verfahren wird gemäß der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) beziehungsweise der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Der Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung, in der interessierte Unternehmen ihr Interesse bekunden und einen Teilnahmeantrag einreichen können. In diesen Anträgen legen die Unternehmen Nachweise zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit vor, die als Eignungsnachweise dienen. Der Auftraggeber prüft diese Unterlagen nach festgelegten Kriterien und wählt die Unternehmen aus, die anschließend zur Angebotsabgabe im Rahmen der freihändigen Vergabe eingeladen werden.

Damit stellt der Teilnahmewettbewerb einen offenen Zugang zu einer ansonsten beschränkten Vergabeform dar und stärkt die Chancengleichheit im öffentlichen Beschaffungswesen.

Teilnahmewettbewerbe werden insbesondere dann eingesetzt, wenn eine hinreichende Zahl geeigneter Bewerber existiert und ein Wettbewerb sinnvoll ist, spezialisierte oder innovative Leistungen vergeben werden sollen oder die Transparenz im Vergabeverfahren gewahrt bleiben soll. Typische Beispiele sind wiederkehrende Beschaffungen, komplexe Bau- oder IT-Projekte sowie Aufträge, bei denen eine besondere Fachkompetenz erforderlich ist.

Bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte ersetzt das Verhandlungsverfahren die freihändige Vergabe. Dieses kann entweder zweistufig mit Teilnahmewettbewerb oder einstufig ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Ein einstufiges Verfahren ist nur zulässig, wenn die Leistungsbeschreibung nicht eindeutig erstellt werden kann, innovative Lösungen erforderlich sind oder ein offenes bzw. nichtoffenes Verfahren kein wirtschaftliches Ergebnis geliefert hat.

Öffentliche Teilnahmewettbewerbe erhöhen die Nachvollziehbarkeit und Transparenz öffentlicher Auftragsvergaben. Sie fördern den Wettbewerb, indem mehr Unternehmen die Chance erhalten, sich zu beteiligen, und sichern die Qualität der eingegangenen Angebote, da nur nachweislich geeignete Bieter zur Angebotsabgabe zugelassen werden. Gleichzeitig sorgt das Verfahren für Rechtssicherheit, da es den Anforderungen der UVgO, der VgV und den EU-Vergaberichtlinien entspricht.

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