Die freihändige Vergabe, heute in vielen Bundesländern oft als Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist eine besondere Form der öffentlichen Auftragsvergabe. Sie ermöglicht es Auftraggebern, auf eine klassische öffentliche Ausschreibung zu verzichten und stattdessen ausgewählte Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe einzuladen. Dieses Verfahren wird in der Regel für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte angewendet, also im sogenannten Unterschwellenbereich.

Rechtlich geregelt ist die freihändige Vergabe heute in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für Liefer- und Dienstleistungen sowie in der VOB/A für Bauleistungen. Früher basierte sie auf den Vorschriften der VOL/A, die heute nur noch eingeschränkt Gültigkeit haben.

Eine freihändige Vergabe kann nur durchgeführt werden, wenn der maßgebende Schwellenwert nicht überschritten wird. Außerdem muss der Auftraggeber laut VOL/A § 3 mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern. Dieses Verfahren gilt als Ausnahmefall der öffentlichen Vergabe, ist aber unter den Bedingungen des § 3 Abs. 5 VOL/A zulässig. Der öffentliche Auftraggeber hat grundsätzlich im Wege der Öffentlichen Ausschreibung zu vergeben, sofern nicht ein begründeter Ausnahmefall vorliegt. Zudem ist diese Entscheidung über die Vergabeart ausführlich im Vergabevermerk zu begründen. Dazu muss unter anderem der entsprechende Paragraph genannt sowie eine nachvollziehbare und einzelfallbezogene Begründung gefertigt werden.

Die freihändige Vergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.

• Ohne Teilnahmewettbewerb wählt der Auftraggeber direkt die Unternehmen aus, die die Ausschreibungsunterlagen erhalten. Dieses Verfahren eignet sich insbesondere für kleinere regionale Bauvorhaben, Lieferungen oder Dienstleistungen mit geringem Umfang.

• Mit Teilnahmewettbewerb wird zunächst eine größere Anzahl interessierter Unternehmen geprüft und nur die geeigneten Bieter zur eigentlichen Angebotsabgabe eingeladen. Dieses zweistufige Vorgehen sorgt dafür, dass neue Marktteilnehmer Chancen erhalten und gleichzeitig Transparenz und Fairness gewahrt bleiben.

Die freihändige Vergabe bietet insbesondere bei kurzfristigen Bedarfen, spezialisierten Leistungen oder kleinen Auftragsvolumina erhebliche Vorteile. Sie erlaubt eine schnelle, praxisnahe Beschaffung, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht flexible Reaktionen auf unvorhergesehene Situationen wie Havarien oder dringende Projekte.

Gleichzeitig ist eine sorgfältige Begründung und Dokumentation notwendig, da bei unsachgemäßer Anwendung rechtliche Konsequenzen drohen können. Nachprüfungsverfahren durch Vergabekammern oder finanzielle Rückforderungen, besonders bei geförderten Projekten, sind mögliche Risiken.

Moderne Vergabeplattformen wie evergabe.de erleichtern die Durchführung freihändiger Vergaben erheblich. Ausschreibungen können digital erstellt, Angebote elektronisch eingeholt und die gesamte Vergabeakte revisionssicher dokumentiert werden. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass auch bei kleineren Vergaben alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Mit digitalen Tools wird die freihändige Vergabe effizient, transparent und rechtssicher – fast so unkompliziert wie das Versenden von E-Mails, aber deutlich leistungsfähiger und nachvollziehbar.