Eine Beabsichtigte Geplante Ausschreibung ist die frühzeitige Ankündigung einer öffentlichen Beschaffungsabsicht durch den Auftraggeber, in Form einer Vorinformation. Sie dient dazu, den Markt über bevorstehende Vergabeverfahren zu informieren und ermöglicht bei EU-weiten Ausschreibungen unter bestimmten Voraussetzungen die Verkürzung von Angebotsfristen (§ 38 Abs. 1 VgV).

Durch eine beabsichtigte geplante Ausschreibung signalisiert der öffentliche Auftraggeber, dass innerhalb eines bestimmten Zeitraums (in der Regel innerhalb der nächsten zwölf Monate) ein Vergabeverfahren gestartet werden soll. Diese Ankündigung

• erhöht die Transparenz und Planungssicherheit im Beschaffungsmarkt,

• unterstützt eine bessere Vorbereitung potenzieller Bieter auf die bevorstehenden Aufträge,

• und fördert den Wettbewerb, da mehr Unternehmen frühzeitig Kenntnis über künftige Aufträge erlangen.

Bei EU-weiten Verfahren kann die Vorinformation genutzt werden, um die in der Vergabeverordnung festgelegten Mindestfristen für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen zu verkürzen – vorausgesetzt, sie wird ordnungsgemäß veröffentlicht und enthält alle geforderten Angaben.

Die maßgebliche Regelung findet sich in § 38 Abs. 1 VgV (Vergabeverordnung). Danach kann die Vorinformation elektronische Veröffentlichung auf der zentralen EU-Datenbank TED (Tenders Electronic Daily) erfolgen. Darin enthalten sind u. a.:

• Informationen zum Auftraggeber und zur geplanten Ausschreibung,

• Beschreibung der Liefer‑, Bau‑ oder Dienstleistungen,

• voraussichtlicher Zeitpunkt der Auftragsvergabe,

• Angabe, ob es sich um eine Vorinformation mit Fristverkürzungsabsicht handelt.

Nationale Vorinformationen können zudem über entsprechende Vergabeplattformen oder amtliche Veröffentlichungsblätter bekannt gemacht werden.

In der Praxis veröffentlicht der Auftraggeber die Vorinformation digital – häufig über zentrale E-Vergabeplattformen. Mit modernen Tools wie dem eVergabe Manager (AI Vergabemanager) lassen sich diese Vorinformationen komfortabel erstellen, verwalten und sowohl europaweit als auch national veröffentlichen. Dabei ermöglicht das System, sämtliche relevanten Angaben (CPV-Codes, geschätzte Auftragswerte, Fristen, Kontaktstellen) strukturiert zu erfassen und mit den späteren Ausschreibungen zu verknüpfen.

Sie schafft mehr Marktvorausblick und Wettbewerbsvielfalt, da interessierte Unternehmen frühzeitig auf mögliche Aufträge reagieren und ihre Ressourcen planen können. Für Auftraggeber bietet sie zudem administrative Vorteile – etwa eine strategischere Beschaffungsplanung, eine schnellere Verfahrensabwicklung im späteren Vergabeschritt und eine effizientere Kommunikation mit dem Markt. Damit ist die Vorinformation ein zentrales Instrument moderner, transparenter und digital unterstützter öffentlicher Beschaffung.