Bewirbt sich ein Auftragnehmer auf eine Ausschreibung muss er Leistungen bepreisen, Eignungen nachweisen sowie Kriterien erfüllen. Alle notwenigen Unterlagen versendet er dann als Angebot an den Auftraggeber oder die Vergabestelle. In den Zeiten vor der Digitalisierung und den Neuerungen im Vergaberecht wurden Angebote in Papierform, also per Post abgegeben.

Bei Bauvergaben können sich Auftraggeber weiterhin zwischen der elektronischer Angebotsabgabe und der Angebotsabgabe in Papierform entscheiden. Das gilt jedoch nur für Angebote für öffentliche Vergabeverfahren die unterhalb der Schwellenwerte ausgeschrieben werden.

Seit Oktober 2018 gilt bei Ausschreibungen im Oberschwellenbereich, dass Angebote lediglich elektronisch abzugeben sind. Andere Angebote werden demnach nicht mehr berücksichtigt. Dabei bestätigen die Ausnahmefälle die Regel. Beispielsweise bei Vergaben nach VSVgV oder wenn Musterstücke zur Anschauung dienen, können Angebote in Papierform abgegeben werden.

Darüber hinaus ist die elektronische Angebotsabgabe nicht verpflichtend bei

• Verhandlungsvergaben

• Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb

• Einem Auftragswert unter 25.000 Euro

Unabhängig der Art der Angebotsabgabe gilt es aber die Geheimhaltung und Vertraulichkeit sicherzustellen. Hierbei muss der Auftraggeber u.a. entscheiden, wie die Angebote zu signieren sind. Angaben dazu finden sich in § 13 VOB/A Abs. 1, Nr. 1.

Auch wenn die elektronische Vergabe inzwischen den Regelfall darstellt, haben Angebote in Papierform in bestimmten Konstellationen weiterhin praktische Bedeutung. Insbesondere bei kleineren Vergabeverfahren oder bei besonderen technischen Anforderungen kann die Papierform eine zulässige und praktikable Alternative sein. Der Gesetzgeber lässt diese Spielräume bewusst zu, um Auftraggebern flexible Lösungen zu ermöglichen.

Die elektronische Angebotsabgabe zeichnet sich durch medienbruchfreie Prozesse, automatisierte Fristenkontrolle und höhere Transparenz aus. Angebote in Papierform erfordern dagegen einen erhöhten organisatorischen Aufwand, etwa bei der Entgegennahme, Aufbewahrung und Angebotsöffnung. Dennoch gelten für beide Formen dieselben vergaberechtlichen Grundprinzipien wie Gleichbehandlung und Vertraulichkeit.

Auch bei Angeboten in Papierform müssen formale Anforderungen strikt eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem die fristgerechte Abgabe, die ordnungsgemäße Kennzeichnung sowie die Einhaltung der vorgegebenen Signatur- oder Unterschriftsregelungen. Fehler in der Form oder verspätete Abgaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen, unabhängig davon, ob das Angebot elektronisch oder in Papierform eingereicht wurde.

Die Behandlung von Angeboten in Papierform muss vollständig dokumentiert werden. Eingang, Aufbewahrung, Öffnung und Wertung sind nachvollziehbar festzuhalten und Teil der Vergabeakte. Gerade bei papiergebundenen Verfahren ist eine saubere Dokumentation besonders wichtig, um die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben nachweisen zu können.

Für Auftraggeber bedeutet der Umgang mit Angeboten in Papierform einen höheren administrativen Aufwand, während Unternehmen zusätzliche Versand- und Fristpuffer einplanen müssen. Digitale Vergabemanagement- und Vergabesoftwarelösungen können helfen, hybride Verfahren rechtssicher zu organisieren und die Übergänge zwischen Papier- und elektronischer Vergabe transparent abzubilden.