Unverhältnismäßiger Aufwand
Was ist ein Unverhältnismäßiger Aufwand?
Ein Unverhältnismäßiger Aufwand liegt vor, wenn der erwartete Nutzen einer Vergabemaßnahme in keinem angemessenen Verhältnis zum damit verbundenen Zeit‑, Personal‑ oder Kostenaufwand steht. Nach deutschem Vergaberecht kann in solchen Fällen auf ein vereinfachtes Vergabeverfahren, etwa eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, zurückgegriffen werden.
Rechtliche Grundlage und Bedeutung im Vergaberecht
Der Begriff „Unverhältnismäßiger Aufwand“ ist insbesondere in § 3 Abs. 4 VOL/A verankert und wird sinngemäß in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) fortgeführt. Danach gilt ein Aufwand als unverhältnismäßig, wenn die Durchführung einer Öffentlichen Ausschreibung in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zur Leistung oder zum geschätzten Auftragswert steht. Der Grundgedanke: Die Vergabe öffentlicher Aufträge soll effizient, transparent und wirtschaftlich ablaufen – ohne unnötige Bürokratie.
Wann liegt ein unverhältnismäßiger Aufwand vor?
Ein unverhältnismäßiger Aufwand kann z. B. dann entstehen, wenn:
die zu vergebende Leistung einen sehr geringen Auftragswert hat,
die technische oder wirtschaftliche Komplexität eines Projekts den Ausschreibungsprozess unverhältnismäßig verlängern würde,
der Aufwand für die Erstellung der Vergabeunterlagen in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, oder
besondere Umstände – etwa Zeitdruck bei dringlichen Beschaffungen – eine öffentliche Ausschreibung praktisch unmöglich machen.
In diesen Fällen darf der Auftraggeber auf eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe (bzw. Direktvergabe nach UVgO) zurückgreifen.
Wie wird der unverhältnismäßige Aufwand bewertet?
Die Bewertung erfolgt stets im Einzelfall, unter Berücksichtigung von:
Wirtschaftlichkeit: Stehen die erwarteten Kosten der Ausschreibung im Verhältnis zum Auftragswert?
Transparenz und Wettbewerb: Wird der Grundsatz des fairen Wettbewerbs dennoch gewahrt?
Zumutbarkeit: Ist der Aufwand für alle Beteiligten – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – vertretbar?
Eine nachvollziehbare Dokumentation im Vergabevermerk ist dabei entscheidend, um die Entscheidung gegenüber Prüfbehörden rechtssicher zu begründen.
Warum ist das wichtig?
Der Umgang mit unverhältnismäßigem Aufwand ist ein zentrales Thema im modernen Vergabemanagement. Er beeinflusst sowohl die Vergabeeffizienz als auch die Rechtssicherheit. Öffentliche Auftraggeber sollen Verfahren wählen, die wirtschaftlich, verhältnismäßig und wettbewerbsfördernd sind. Mit der fortschreitenden Digitalisierung des Vergabewesens – etwa durch Plattformen wie evergabe.de oder den evergabe Manager (AI Vergabemanager) – lassen sich Aufwand und Kosten deutlich reduzieren, wodurch Fälle eines unverhältnismäßigen Aufwands seltener auftreten.
Praktischer Hinweis
Du kannst Deine Beschränkten Ausschreibungen direkt auf evergabe.de oder mit dem evergabe Manager (AI Vergabemanager) durchführen – schnell, digital und rechtskonform.