Die Teilnahmewettbewerbsunterlagen werden jenen Unternehmen übermittelt, die bei einem Teilnahmewettbewerb alle Kriterien des Auftraggebers erfüllen. Ein Teilnahmewettbewerb ist also eine Vorauswahl von Unternehmen innerhalb eines Zweistufigen Vergabeverfahrens.

Dabei stellen sich in der ersten Stufe Unternehmen beziehungsweise Bewerber mit ihren jeweiligen Referenzen und Eigenschaften vor. Dafür geben sie Teilnahmeanträge ab. Nachdem der Auftraggeber eine Auswahl getroffen hat, bekommen die potenziellen Bieter die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb und werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Ob Unterlagen zum laufenden Teilnahmewettbewerb nachgefordert werden können, hängt davon ab, ob diese leistungs- oder unternehmensbezogen sind. Dabei müssen bei beiden Fällen fehlende Unterlagen nachgereicht beziehungsweise unvollständige Teilnahmewettbewerbsunterlagen vervollständigt werden. Bei inhaltlich fehlerhaften Dokumenten sind Korrekturen allerdings nur bei den unternehmensbezogenen Unterlagen möglich, jedoch nicht bei den leistungsbezogenen.

Die Teilnahmewettbewerbsunterlagen bilden die Grundlage für die zweite Stufe im zweistufigen Vergabeverfahren. Sie enthalten sämtliche Informationen, die ein ausgewählter Bewerber benötigt, um ein vollständiges und vergaberechtskonformes Angebot zu erstellen. Dazu gehören unter anderem Angaben zum Auftragsgegenstand, die formalen Anforderungen an das Angebot, Kriterien für die Angebotswertung sowie Fristen und Kommunikationswege. Die Qualität und Klarheit dieser Unterlagen haben direkten Einfluss auf die Vergleichbarkeit der später eingehenden Angebote.

Für die Vergabestellen dienen die Unterlagen zudem als wichtiges Instrument, um den Wettbewerb strukturiert und transparent fortzuführen. Nachdem die Eignung der Bewerber geprüft wurde, stellt die Angebotsphase einen eigenständigen Abschnitt dar, der nur mit vollständigen und fehlerfreien Unterlagen rechtssicher durchgeführt werden kann.

Teilnahmewettbewerbsunterlagen sind strikt von den Vergabeunterlagen im engeren Sinn zu unterscheiden. Während erstere nur an die ausgewählten Bewerber gesendet werden, sind letztere Bestandteil der vollständigen Ausschreibungsunterlagen, die für die Angebotsphase essenziell sind. Bei offenen Verfahren gibt es keinen Teilnahmewettbewerb, weshalb die Vergabeunterlagen dort allen Interessenten unmittelbar zur Verfügung stehen.

Für Unternehmen haben die Teilnahmewettbewerbsunterlagen den Zweck, die Rahmenbedingungen der Angebotsphase präzise nachvollziehen zu können. Unklare oder widersprüchliche Unterlagen können zu Fehleinschätzungen bei der Kalkulation führen oder sogar zum Ausschluss des Angebots. Auftraggeber wiederum profitieren von einer strukturierten Vorgehensweise, da nur geprüfte und geeignete Bewerber Angebote abgeben, was den Auswertungsaufwand reduziert und die Qualität der Angebote steigert.