Unter Stillhaltefrist versteht man im Vergabeverfahren den Zeitraum zwischen der Vorabinformation an nicht berücksichtigte Bieter und der Zuschlagserteilung. Die Stillhaltefrist ergibt sich daher aus der Informations- und Wartepflicht gem. § 134 GWB.

Sobald der öffentliche Auftraggeber die Bieter darüber informiert hat, dass ihr Angebot nicht berücksichtigt wird, ist er verpflichtet zu warten, ob ein Unternehmen sich dazu noch einmal äußert. Diese Zeit beträgt zehn bis 15 Kalendertage, je nachdem, ob es eine eVergabe war. Während dieses Zeitraums können die Bieter kontrollieren, ob das Verfahren ohne Fehler durchgeführt wurde. Sollten infolgedessen einem Unternehmen Verstöße gegen Vorschriften auffallen, kann beziehungsweise muss es rügen. Erst nach dieser Wartefrist sowie ohne Widersprüche ausgeschlossener Bieter kann der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag erteilen.

Das Oberlandesgericht Düsseldorf entschied Ende des Jahres 2017, dass ein Zuschlag nichtig ist, wenn es keine Vorabinformation an nicht berücksichtigte Bieter gibt. Damit sind Auftraggeber auch im Unterschwellenbereich dazu verpflichtet über ihre Entscheidung zu informieren sowie die Stillhaltefrist einzuhalten. Das Urteil des OLG Düsseldorf stützt sich auf die Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichtes und des EuGH, obwohl das Gericht von den Vorgaben der UVgO und der VOB/A abweicht.

Die Stillhaltefrist ist ein zentrales Instrument des vergaberechtlichen Primärrechtsschutzes. Ihre gesetzliche Grundlage findet sie im Oberschwellenbereich in § 134 GWB, der die Informationspflicht des Auftraggebers und die daran anknüpfende Wartepflicht normiert. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Vorabinformation bei den nicht berücksichtigten Bietern. Maßgeblich ist dabei nicht der Zeitpunkt der Absendung, sondern der tatsächliche Zugang der Information.

Wird der Zuschlag vor Ablauf der Stillhaltefrist erteilt, ist dieser unwirksam. Der Vertrag kommt vergaberechtlich nicht wirksam zustande, was erhebliche rechtliche und praktische Folgen für den Auftraggeber haben kann.

Haben Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen einen Verdacht auf Verstöße gegen Vergabevorschriften – beispielsweise, dass die Stillhaltefrist nicht eingehalten wurde – wenden sie sich an die Vergabekammer und leiten ein Nachprüfungsverfahren ein.

Es gibt aber auch Gründe dafür, dass der Wartepflicht nicht nachgekommen wurde. Das kommt einerseits vor, wenn es um besondere Dringlichkeit geht oder andererseits die Aufträge eine verteidigungs- und sicherheitsbezogene Relevanz haben.