Eine Scheinausschreibung ist eine Ausschreibung, die dem eigentlichen Zweck einer Vergabe entfremdet ist. Sie dient nicht der tatsächlichen Vergabe einer Leistung, sondern etwa der Markterforschung oder der Informationsbeschaffung. Bieter reichen auf eine Scheinausschreibung Angebote ein, die typischerweise auch Preisvorschläge enthalten, wodurch der Auftraggeber einen Überblick über die Marktsituation, Preisniveaus oder Leistungsangebote erhält. Rechtlich ist dieses Vorgehen unzulässig: Nach § 2 Abs. 7 Satz 2 EU VOB/A, § 2 Abs. 3 VOL/A und § 20 Abs. 2 UVgO muss eine echte Vergabeabsicht bestehen, und es muss grundsätzlich die Möglichkeit einer Zuschlagserteilung gegeben sein.

Scheinausschreibungen verstoßen gegen zentrale Grundsätze des Vergaberechts, insbesondere gegen Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit. Bieter, die auf eine Scheinausschreibung reagieren, haben einen Anspruch auf eine faire Behandlung, auch wenn keine Zuschlagserteilung vorgesehen ist. Verstöße können zu Rügen oder Vergabenachprüfungsverfahren führen, und in der Praxis haben Gerichte bereits mehrfach solche Ausschreibungen für unzulässig erklärt. Auftraggeber, die Scheinausschreibungen durchführen, riskieren rechtliche Sanktionen sowie Vertrauensverlust im Bietermarkt.

Bieter können potenzielle Scheinausschreibungen anhand bestimmter Merkmale erkennen:

• Sehr detaillierte Leistungsbeschreibung: Je spezifischer die Anforderungen, desto weniger Bieter sind geeignet, was auf eine eingeschränkte oder fingierte Ausschreibung hinweisen kann.

• Besonders spezielle oder umfangreiche Anforderungen: Wenn Fähigkeiten oder Erfahrungen verlangt werden, die nur auf einen bestimmten Anbieter passen, kann dies ein Hinweis auf eine gezielte Markterhebung sein.

• Ungewöhnliche oder neuartige Auftragstitel: Solche Titel können die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, dienen aber manchmal lediglich der Marktbeobachtung oder sollen Bewerber abschrecken.

• Wiederholt auftauchende Ausschreibungen: Regelmäßig wiederkehrende Ausschreibungen ohne erkennbare Zuschlagsabsicht können ebenfalls auf eine Scheinausschreibung hindeuten.

Scheinausschreibungen unterscheiden sich von echten Ausschreibungen dadurch, dass keine tatsächliche Absicht zur Zuschlagserteilung besteht. Sie sind auch von präqualifizierenden Verfahren oder Marktsondierungen zu trennen, die formal korrekt gestaltet sind und keine rechtlichen Verstöße darstellen, weil die Teilnahmebedingungen transparent kommuniziert und keine verpflichtenden Angebote abgefordert werden.

Für Auftraggeber ist die Durchführung von Scheinausschreibungen rechtlich riskant und kann das Vertrauen der Bieter untergraben. Unternehmen sollten aufmerksam prüfen, ob Ausschreibungen eine echte Zuschlagsabsicht erkennen lassen und im Zweifel rechtliche Beratung einholen, bevor Ressourcen in die Angebotserstellung investiert werden. Digitale Vergabemanagement-Lösungen wie der evergabe Manager (AI Vergabemanager) unterstützen Auftraggeber, Ausschreibungen korrekt zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede Ausschreibung einer tatsächlichen Vergabeabsicht folgt. Gleichzeitig können Bieter durch transparente digitale Ausschreibungen nachvollziehen, dass Verfahren rechtskonform, fair und auf eine echte Vergabe ausgerichtet sind.