Der Preis ist im Vergabeverfahren ein zentrales Entscheidungskriterium für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Er dient als Maßstab für die haushaltsrechtliche Pflicht des Auftraggebers, öffentliche Mittel sparsam und effizient einzusetzen. Dabei wird der Preis in der Regel zusammen mit weiteren Kriterien bewertet, die in der Ausschreibung transparent bekannt gegeben werden müssen, um Gleichbehandlung und Wettbewerbssicherheit zu gewährleisten. In der Praxis ist der Preis häufig ausschlaggebend, insbesondere bei standardisierten Leistungen oder Lieferaufträgen, während bei komplexeren Projekten qualitative Kriterien wie Servicebereitschaft, Umweltverträglichkeit, technische Innovation oder Nachhaltigkeit ebenfalls eine bedeutende Rolle spielen.

Der Preis als Wertungskriterium ist im Rahmen der Vergabegrundsätze nach § 97 GWB und der jeweiligen Vergabeordnungen (VgV, UVgO, VOB/A) zu berücksichtigen. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Bewertungskriterien vorab in den Vergabeunterlagen zu definieren und transparent zu machen. Dies gewährleistet, dass Bieter nachvollziehen können, wie ihr Angebot bewertet wird, und schützt vor Anfechtungen des Vergabeverfahrens. Der Preis darf dabei nicht isoliert betrachtet werden, sondern ist stets Teil einer Gesamtabwägung aller in der Ausschreibung festgelegten Kriterien.

Der Preis dient als objektives Maß für die Wirtschaftlichkeit eines Angebots. Zusammen mit qualitativen Faktoren ermöglicht er eine vergleichbare Bewertung aller eingereichten Angebote. Öffentliche Auftraggeber können unterschiedliche Bewertungsverfahren anwenden, wie z. B. Gewichtung von Preis und Qualität, Punktesysteme oder Preis-Mengen-Kombinationen. Eine transparente Preisbewertung unterstützt zudem die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit im Vergabeverfahren und reduziert das Risiko von Nachprüfungsverfahren.

Der Preis ist von den Begriffen Kosten oder Gesamtaufwand zu unterscheiden. Während der Preis das in der Angebotsabgabe ausgewiesene Entgelt für die Leistung darstellt, können Kosten weitere Faktoren wie Wartung, Betrieb oder Lebenszykluskosten umfassen. In der Bewertung wirtschaftlicher Angebote können sogenannte Life-Cycle-Costs neben dem Angebotspreis berücksichtigt werden, um die langfristige Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.

Für Auftraggeber stellt der Preis ein zentrales Instrument zur effizienten Mittelverwendung dar. Eine transparente Preisbewertung erleichtert die Entscheidung für das wirtschaftlichste Angebot und erhöht die Akzeptanz des Vergabeverfahrens bei den Bietern. Unternehmen profitieren von klaren Preisvorgaben, da sie ihre Angebote gezielt kalkulieren und wettbewerbsfähig gestalten können. Digitale Vergabemanagement-Lösungen wie der evergabe Manager (AI Vergabemanager) unterstützen die Preisbewertung, indem sie Angebotswerte automatisch erfassen, gewichtete Wertungen berechnen und die Ergebnisse revisionssicher dokumentieren. Dies erhöht die Effizienz, Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit von Vergabeverfahren erheblich.