Die Mitwirkungspflicht der Bieter ist ein zentrales Element des Vergaberechts und dient der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen, transparenten und fairen Vergabeverfahrens. Sie ergibt sich aus den allgemeinen Pflichten der Bieter, die sich aus dem GWB, der VgV, der UVgO sowie aus den Vergabeunterlagen selbst ableiten lassen. Ziel ist es, dass alle Beteiligten ihre Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stellen, um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Die Mitwirkungspflicht unterscheidet sich von der Nachweispflicht, die insbesondere den Nachweis von Eignung, wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit oder Fachkunde betrifft. Während die Nachweispflichten auf Dokumentation und Belege fokussieren, umfasst die Mitwirkungspflicht aktive Kommunikation und Information an die Vergabestelle während des gesamten Verfahrens.

1. Hinweispflicht: Bieter müssen offensichtliche Fehler, Unklarheiten oder Unstimmigkeiten in den Vergabeunterlagen sofort der Vergabestelle melden. Dies umfasst beispielsweise unvollständige Leistungsverzeichnisse oder fehlende Anhänge. Typischerweise erfolgt dies über formale Bieterfragen, die den Bietern über digitale Plattformen wie evergabe.de gestellt werden können.

2. Prüfpflicht: Bieter haben sicherzustellen, dass sie die Vergabeunterlagen vollständig und rechtzeitig erhalten. Kommt es zu Verzögerungen, sind sie verpflichtet, die Vergabestelle unverzüglich zu informieren. Unterlassen sie dies, trägt der Bieter die Verantwortung für entstehende Nachteile, z. B. das Versäumen des Submissionstermins.

3. Erkundigungspflicht: Nach Erhalt der Unterlagen müssen Bieter den Inhalt prüfen, insbesondere auf Plausibilität, Vollständigkeit und Fehler. Offensichtliche Mängel sollten dokumentiert und gemeldet werden, um spätere Unklarheiten oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Nach der Abgabe eines Angebots reduziert sich die aktive Mitwirkungspflicht der Bieter, jedoch bleibt die Aufklärungspflicht bestehen. Diese verpflichtet Bieter, auf Rückfragen der Vergabestelle zu reagieren, etwa indem sie Kalkulationen erläutern, technische Nachweise ergänzen oder Nachfragen zu Eignung und Leistungsfähigkeit beantworten.

Diese Pflicht stellt sicher, dass die Vergabestelle das wirtschaftlichste Angebot korrekt bewerten kann, und verhindert, dass Bieter durch unzureichende Informationen die Vergleichbarkeit ihrer Angebote beeinträchtigen.

Bieter, die ihrer Mitwirkungspflicht nicht nachkommen, tragen die daraus resultierenden Nachteile selbst. Dazu gehören:

• Ausschluss aus dem Vergabeverfahren, wenn die fehlende Mitwirkung eine ordnungsgemäße Angebotsprüfung unmöglich macht.

• Verlust von Ansprüchen in späteren Nachprüfungsverfahren, da Bieter Fehler oder Mängel, die sie hätten melden müssen, nicht nachträglich geltend machen können.

• Verzögerungen im Vergabeverfahren, die Auftraggeber zu Nachforderungen oder einer Verlängerung der Fristen zwingen könnten.

Die Pflicht zur frühzeitigen Kommunikation und vollständigen Mitwirkung soll verhindern, dass Informationen aus taktischen Gründen zurückgehalten werden. Gleichzeitig ermöglicht sie den Vergabestellen, potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und den Vergabeprozess effizient zu steuern.

Digitale Vergabeplattformen wie evergabe.de und das AI Bietercockpit unterstützen Bieter bei der Einhaltung ihrer Mitwirkungspflichten:

• Nachrichtenfunktion: Ermöglicht direkte und nachvollziehbare Kommunikation mit der Vergabestelle.

• Dokumentationsfunktion: Alle Fragen und Antworten werden revisionssicher gespeichert.

• Elektronische Angebotsabgabe: Gewährleistet, dass die Angebotsunterlagen vollständig und fristgerecht übermittelt werden.

• Automatisierte Hinweise: Erinnerungen und Systemhinweise unterstützen Bieter bei der rechtzeitigen Beantwortung von Rückfragen.

Durch diese digitalen Hilfsmittel wird sichergestellt, dass die Mitwirkungspflicht nicht nur formal, sondern auch praktisch effizient erfüllt wird, was die Rechtssicherheit und Transparenz im Vergabeverfahren erhöht.