Das Mantelbogenverfahren ist ein hybrides Verfahren zur Angebotsabgabe, das Elemente der elektronischen und der postalischen Angebotsabgabe kombiniert. Dabei werden die Angebotsunterlagen zunächst verschlüsselt elektronisch an die zuständige Vergabestelle übermittelt. Parallel dazu muss der Bieter einen sogenannten Mantelbogen, ein unterschriebenes Formular mit Prüfziffer, ausdrucken und postalisch an die Vergabestelle senden. Die Prüfziffer dient dazu, das elektronische Angebot eindeutig dem jeweiligen Bieter zuzuordnen.

Dieses Verfahren wurde insbesondere in Zeiten eingesetzt, in denen die vollständige elektronische Abgabe noch nicht flächendeckend rechtlich oder technisch möglich war. Es stellt eine Übergangslösung zwischen der rein postalischen Angebotsabgabe und der vollelektronischen Abwicklung dar.

Das Mantelbogenverfahren wird in den aktuellen vergaberechtlichen Vorschriften nicht ausdrücklich erwähnt. Mit der Zulassung der Textform als einfache elektronische Signatur nach deutschem Recht hat die Notwendigkeit des Mantelbogenverfahrens deutlich abgenommen. Bieter können heute rechtsverbindlich elektronische Angebote einreichen, ohne zusätzliche Formulare per Post versenden zu müssen. Dies entspricht den Grundsätzen der Transparenz, Rechtssicherheit und Effizienz im Vergabeverfahren.

Die Prüfziffer im Mantelbogen war historisch notwendig, um die Integrität und Zuordnung der Angebote zu gewährleisten. Moderne elektronische Vergabemanagementsysteme übernehmen diese Funktion heute automatisch durch verschlüsselte Übertragung, digitale Signaturen und revisionssichere Protokollierung.

Für öffentliche Auftraggeber bedeutete das Mantelbogenverfahren früher eine gewisse administrative Entlastung im Vergleich zu vollständig postalischen Verfahren, gleichzeitig aber auch zusätzlichen Aufwand durch das Handling der physischen Mantelbögen. Bieter mussten sowohl elektronisch als auch postalisch tätig werden, was Zeit und Ressourcen erforderte.

Mit der Nutzung digitaler Vergabemanagement-Lösungen wie dem evergabe Manager (AI Vergabemanager) kann die gesamte Angebotsabgabe heute vollelektronisch, rechtskonform und revisionssicher erfolgen. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und gewährleistet eine einfache, sichere Zuordnung der Angebote. Die elektronische Abwicklung ermöglicht zudem eine schnelle Kommunikation zwischen Auftraggebern und Bietern, die Einhaltung von Fristen und eine transparente Dokumentation aller Vorgänge im Vergabeverfahren.

Auf diese Weise wird das Mantelbogenverfahren zunehmend überflüssig, während digitale Verfahren die Effizienz und Rechtssicherheit moderner Vergaben deutlich steigern.