Die Kostenschätzung ist eine fachlich fundierte Prognose über die zu erwartenden Ausgaben für eine geplante Beschaffung oder Bauleistung. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Vergabevorbereitung und dient insbesondere der Entscheidung, ob ein Auftrag national oder im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung vergeben werden muss. Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert des Auftrags, der ohne Umsatzsteuer zu ermitteln ist.

Die Kostenschätzung soll die voraussichtlichen Kosten unter realistischen Wettbewerbsbedingungen abbilden. Sie basiert auf der Leistung, wie sie in den Vergabeunterlagen definiert ist. Öffentliche Auftraggeber benötigen diese Schätzung, um die passenden vergaberechtlichen Rahmenbedingungen zu bestimmen, z. B. ob das nationale Vergaberecht (Unterschwellenbereich) oder das EU-Vergaberecht (Oberschwellenbereich) Anwendung findet.

Eine fehlerhafte oder absichtlich reduzierte Schätzung – etwa mit dem Ziel, unterhalb der EU-Schwellenwerte zu bleiben – verstößt gegen geltendes Vergaberecht. Die Schätzung muss sachlich und nachvollziehbar begründet sein und darf nicht zur Umgehung rechtlicher Vorgaben missbraucht werden.

Erfasst werden sämtliche Leistungen, die für die vollständige Erbringung des Auftrags notwendig sind. Dazu zählen neben der Hauptleistung auch alle Neben-, Liefer- oder Planungsleistungen. Grundlage der Schätzung können aktuelle Marktanalysen, Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten oder interne Kalkulationen sein. Wichtig ist, dass die Berechnung objektiv, dokumentiert und prüfbar erfolgt.

Die Schätzung des Auftragswertes erfolgt stets auf Basis der voraussichtlichen Gesamtvergütung – netto, also ohne Umsatzsteuer. Sie umfasst alle Kosten, die bei einer einheitlichen Vergabe anfallen würden. Werden Leistungen in Lose aufgeteilt, ist der Gesamtwert aller Lose relevant für die Einordnung in das richtige Vergabeverfahren.

Eine gut vorbereitete Kostenschätzung gibt nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern sorgt auch für ein wirtschaftlich sinnvolles Verfahren. Sie trägt dazu bei, Angebote korrekt zu bewerten und spätere Nachträge oder Haushaltsüberschreitungen zu vermeiden.

Für öffentliche Auftraggeber ist die Kostenschätzung ein zentrales Steuerungsinstrument. Sie verbindet haushaltsrechtliche Anforderungen mit vergaberechtlichen Vorgaben und trägt dazu bei, Verfahren wirtschaftlich, transparent und rechtssicher zu gestalten. Eine sorgfältige Schätzung reduziert Risiken und schafft eine belastbare Grundlage für den gesamten Beschaffungsprozess.