Die Interessenbestätigung ist ein formaler Schritt im Vergabeverfahren, der insbesondere bei bestimmten Verfahren ohne vorherige Auftragsbekanntmachung zum Einsatz kommt. Sie stellt die zweite Stufe nach der Interessenbekundung dar und wird vom öffentlichen Auftraggeber aktiv eingefordert, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Ziel ist es, ein transparentes und wettbewerbliches Verfahren auch dann zu gewährleisten, wenn keine öffentliche Ausschreibung erfolgt.

Eine Interessenbestätigung kommt typischerweise im Rahmen eines Nichtoffenen Verfahrens oder eines Verhandlungsverfahrens ohne Bekanntmachung zur Anwendung. Die rechtliche Grundlage dafür liefert § 38 Abs. 4 Nr. 1 bis 5 VgV (Verlinkung zur Norm). In solchen Fällen darf der Auftraggeber auf eine formale Auftragsbekanntmachung verzichten, muss aber dennoch sicherstellen, dass ein echter Wettbewerb zwischen mehreren geeigneten Unternehmen stattfindet.

Zunächst veröffentlicht der Auftraggeber sogenannte Vorinformationen über die geplante Auftragsvergabe. Diese enthalten grundlegende Angaben zum Projekt sowie Hinweise auf das geplante Verfahren. Unternehmen, die an einer Teilnahme interessiert sind, können daraufhin formlos ihr Interesse bekunden – beispielsweise per E-Mail oder über eine Vergabeplattform.

Diese unverbindliche Interessenbekundung führt noch nicht zur Teilnahme am Verfahren. Erst in einem zweiten Schritt, der eigentlichen Interessenbestätigung, fordert der Auftraggeber die interessierten Unternehmen gezielt auf, ihr Interesse verbindlich zu bestätigen. Diese Aufforderung ist rechtlich relevant, denn mit der Interessenbestätigung beginnt der Teilnahmewettbewerb. Unternehmen, die diese Bestätigung nicht fristgerecht abgeben, werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

Die Interessenbestätigung dient der Sicherstellung eines transparenten Wettbewerbs, auch ohne öffentliche Bekanntmachung. Sie ist besonders relevant, wenn ausnahmsweise eine Direktansprache von Unternehmen zulässig ist, aber dennoch ein gewisser Marktzugang gewährt werden soll. Durch das zweistufige Verfahren (Interessenbekundung und Interessenbestätigung) wird dokumentiert, dass mehrere Unternehmen die Möglichkeit zur Beteiligung hatten, ohne dass eine klassische Ausschreibung erforderlich war.

Für Unternehmen ist es wichtig, beide Schritte genau zu beachten: Die erste Interessenbekundung signalisiert das grundsätzliche Interesse, die spätere Bestätigung ist jedoch entscheidend für die tatsächliche Zulassung zum Verfahren. Öffentliche Auftraggeber wiederum müssen den gesamten Ablauf sorgfältig dokumentieren, um die vergaberechtliche Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.