Fehlende Erklärungen bezeichnen einen formalen Mangel bei der Angebotsabgabe. Öffentliche Auftraggeber legen fest, welche Erklärungen und Nachweise ein Bieter mit seinem Angebot einreichen muss. Werden geforderte Angaben nicht oder nur unvollständig übermittelt, liegt zunächst kein vollständiges Angebot vor. In vielen Fällen besteht jedoch die Möglichkeit, diese fehlenden Unterlagen nachzureichen, abhängig vom jeweiligen Vergabeverfahren und der Art der fehlenden Information.

Die rechtlichen Möglichkeiten und Pflichten zur Nachforderung unterscheiden sich je nach Regelwerk:

1. Bauvergaben nach VOB/A

Nach § 16a VOB/A und § 16a EU VOB/A sind Auftraggeber verpflichtet, fehlende Erklärungen oder Nachweise nachzufordern. Dabei muss eine Frist von mindestens sechs Kalendertagen gesetzt werden. Eine Ausnahme besteht, wenn ein zwingender Ausschlussgrund vorliegt. In diesem Fall darf das Angebot unmittelbar ausgeschlossen werden.

2. Vergaben nach VgV und SektVO

Bei Ausschreibungen, die unter die Vergabeverordnung (VgV) oder die Sektorenverordnung (SektVO) fallen, haben Auftraggeber einen Ermessensspielraum. Sie dürfen fehlende Erklärungen nachfordern, sind dazu aber nicht verpflichtet. Die Frist zur Nachreichung kann individuell bestimmt werden und sollte so bemessen sein, dass eine angemessene Reaktionszeit für die Bieter besteht.

3. Nachforderung von Preisen

Eine Preisnachforderung ist nur in begrenztem Umfang zulässig. Sie ist dann möglich, wenn einzelne Angaben in der Preisangabe fehlen, die jedoch keine Auswirkungen auf die Wertungsreihenfolge oder den fairen Wettbewerb haben. Sobald durch fehlende Preisbestandteile die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigt wird, ist eine Nachforderung unzulässig.

4. Unternehmensbezogene und leistungsbezogene Unterlagen

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen unternehmensbezogenen und leistungsbezogenen Dokumenten. Unternehmensbezogene Angaben wie Eigenerklärungen, Bescheinigungen oder Handelsregisterauszüge dürfen in der Regel nachgereicht werden. Leistungsbezogene Unterlagen, die für die Bewertung des konkreten Angebots entscheidend sind (zum Beispiel technische Konzepte oder Produktbeschreibungen), können dagegen nicht nachgefordert werden.

Mit dem evergabe Manager lassen sich Nachforderungen strukturiert durchführen und rechtssicher dokumentieren. Auftraggeber können gezielt anfordern, was fehlt, und Fristen automatisch setzen. Unternehmen profitieren von klaren Rückmeldungen und können ihre Unterlagen termingerecht ergänzen.