Ein elektronischer Katalog ist ein auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung erstelltes Verzeichnis der zu beschaffenden Liefer-, Bau- und Dienstleistungen in einem elektronischen Format. Er kann insbesondere beim Abschluss von Rahmenvereinbarungen eingesetzt werden und Abbildungen, Preisinformationen und Produktbeschreibungen umfassen (Vgl. § 120 Abs. 3 GWB). Näheres regelt § 27 VgV.

Der elektronische Katalog dient dazu, Angebote strukturiert, standardisiert und vergleichbar darzustellen. Auftraggeber erhalten dadurch eine einheitliche Übersicht über Produkte oder Leistungen, während Bieter ihre Angaben in vorgegebenen Formaten einreichen. Dies erleichtert insbesondere die Auswertung großer Angebotsmengen und unterstützt eine effiziente Angebotsprüfung.

Elektronische Kataloge kommen besonders häufig bei Rahmenvereinbarungen zum Einsatz. Sie ermöglichen es, während der Laufzeit der Vereinbarung flexibel auf einzelne Bedarfe zuzugreifen, ohne jedes Mal ein vollständiges neues Angebot einzuholen. Preise, Leistungsmerkmale und Varianten können so transparent und fortlaufend genutzt werden.

Vergaberechtlich ist der Einsatz elektronischer Kataloge ausdrücklich vorgesehen. Auftraggeber können festlegen, dass Angebote ganz oder teilweise in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind. Dabei müssen die Anforderungen an Inhalt, Struktur und Format klar in den Vergabeunterlagen beschrieben werden, damit alle Bieter ihre Kataloge auf derselben Grundlage erstellen.

Im Unterschied zum klassischen Angebotsdokument ist der elektronische Katalog stärker datenbasiert aufgebaut. Statt freier Textdokumente stehen strukturierte Datensätze im Vordergrund. Dennoch bleibt der Katalog Bestandteil des Angebots und unterliegt denselben vergaberechtlichen Grundsätzen wie Gleichbehandlung, Transparenz und Vertraulichkeit.

Für Auftraggeber bieten elektronische Kataloge erhebliche Vorteile bei Standardbeschaffungen, etwa durch Zeitersparnis und bessere Vergleichbarkeit. Unternehmen profitieren von klaren Vorgaben und der Möglichkeit, ihre Leistungen systematisch darzustellen. Digitale Vergabemanagementlösungen unterstützen die Erstellung, Übermittlung und Auswertung elektronischer Kataloge und tragen zu einer medienbruchfreien Durchführung von Vergabeverfahren bei.