Elektronische Kommunikation im Vergabebereich ist ein Grundsatz für alle Vergabeverfahren. Die Daten werden via elektronischer Datenübermittlung zwischen öffentlichen Auftraggeber und den Bietern ausgetauscht und versendet (gemäß § 9 VgV). Eine Kommunikation via E-Mail ist zwar – technisch gesehen – ebenfalls elektronisch. Sie ist jedoch nicht vergaberechtskonform, da der Geheimwettbewerb nicht gewährleistet ist. Mündliche Kommunikation kann nur unter Beachtung gewisser Vorgaben, wie eine ausreichende Dokumentation, erfolgen. Sie darf nicht die Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder ähnliches betreffen.

Die elektronische Kommunikation ist ein zentraler Pfeiler der modernen, digitalisierten Vergabepraxis. Sie ermöglicht eine einheitliche, schnelle und transparente Übermittlung aller relevanten Daten und Dokumente. Durch die Pflicht zur elektronischen Kommunikation wird sichergestellt, dass Angebotsabgaben, Bieterfragen, Bekanntmachungen, Nachweise und andere verfahrensrelevante Informationen geschützt, fristgerecht und nachvollziehbar ausgetauscht werden. Gleichzeitig schafft sie Vergleichbarkeit zwischen Angeboten, da sämtliche Dokumente strukturiert und revisionssicher übertragen werden.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Medienbrüche vermieden werden. Alle Schritte – von der Bereitstellung der Vergabeunterlagen über die Entgegennahme der Angebote bis hin zur Wertung – werden digital begleitet und dokumentiert. Dies erleichtert die Führung der Vergabeakte und stellt sicher, dass der gesamte Prozess jederzeit überprüfbar ist.

Gemäß § 9 VgV muss die elektronische Kommunikation bestimmten technischen und rechtlichen Anforderungen genügen. Dazu gehören:

– Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff, Datenmanipulation oder Verlust.
– Integrität: Dokumente müssen unverändert übermittelt werden können.
– Vertraulichkeit: Angebote dürfen vor Ablauf der Frist nicht einsehbar sein (Wahrung des Geheimwettbewerbs).
– Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion im Vergabeverfahren muss dokumentiert sein, um spätere Prüfungen zu ermöglichen.
– Barrierefreiheit: Systeme sollen für alle Nutzer technisch zugänglich sein.

Die bloße Nutzung einer E-Mail erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht, da sie weder ausreichend verschlüsselt noch revisionssicher ist und keinen kontrollierten Zugriff bietet. Daher sind Vergabeplattformen oder Vergabemanagementsysteme zwingend erforderlich.

In der Praxis erfolgt die elektronische Kommunikation über zertifizierte Plattformen oder Vergabemanagementsysteme, die Funktionen wie den Download von Vergabeunterlagen, die Abgabe elektronischer Angebote, die Beantwortung von Bieterfragen sowie den Versand formaler Mitteilungen sicher abbilden. Der Auftraggeber kann zudem Fristen steuern, automatische Benachrichtigungen versenden und Inhalte zentral dokumentieren.

Für Bieter erleichtert die elektronische Kommunikation den Zugang zu Ausschreibungen erheblich. Sie können Angebote komfortabel hochladen, Rückfragen stellen und sämtliche Unterlagen strukturiert abrufen.

– Reduzierung von Fehlerquellen und Medienbrüchen
– Beschleunigten Prozessen und kürzeren Bearbeitungszeiten
– Höherer Transparenz und rechtssicheren Dokumentationsstandards
– Umwelt- und Ressourcenschonung durch Wegfall papiergebundener Prozesse
– Einheitlichen technischen Standards, die den Wettbewerb stärken

Durch vollständig digitalisierte Abläufe steigt die Effizienz sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter, was letztlich zu wirtschaftlicheren Vergaben führt.

Mit evergabe.de und dem evergabe Manager ist die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter einfach und möglich.

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