Eine Bedarfsposition (auch Eventualposition genannt) ist ein optionaler Teil der Leistungsbeschreibung, den ein Auftraggeber vorsorglich in die Vergabeunterlagen aufnimmt. Sie beschreibt Leistungen, die möglicherweise während der Ausführung eines Auftrags erforderlich werden, zum Zeitpunkt der Ausschreibung jedoch noch nicht sicher vorhersehbar sind. Die Bedarfsposition wird nur dann Bestandteil des Auftrags, wenn der entsprechende Bedarf während der Vertragslaufzeit tatsächlich eintritt.

Der Zweck einer Bedarfsposition besteht darin, dem Auftraggeber Handlungsspielraum zu geben, ohne den Auftrag später aufwendig ändern zu müssen. So können etwa zusätzliche Arbeiten, Lieferungen oder Leistungen geplant werden, die nur unter bestimmten Bedingungen abzurufen sind. Dadurch bleibt das Vergabeverfahren effizient, flexibel und rechtssicher.

Ein klassisches Beispiel findet sich im Bauwesen: Wenn während einer Sanierungsmaßnahme unvorhergesehene Schäden auftreten, kann eine Bedarfsposition aktiviert werden, um notwendige Zusatzarbeiten rechtssicher zu beauftragen.

Das Vergaberecht enthält keine spezielle Regelung für Bedarfspositionen. Sie sind grundsätzlich zulässig, solange sie den Wettbewerb nicht beeinträchtigen und die Vergleichbarkeit der Angebote nicht verfälschen. Öffentliche Auftraggeber müssen daher bei der Einbindung solcher Positionen sorgfältig vorgehen. Die Bedarfsposition darf nicht dazu führen, dass der tatsächliche Auftragsumfang unklar wird oder Bieter ihre Preise nicht sinnvoll kalkulieren können.

Transparenzpflicht und Gleichbehandlungsgrundsatz gelten uneingeschränkt. Daher sollten Bedarfspositionen klar als solche gekennzeichnet, nachvollziehbar begründet und in der Wertung eindeutig behandelt werden.

Im Leistungsverzeichnis kann der Auftraggeber festlegen, ob eine Bedarfsposition mit dem Vermerk „GB“ (für Gesamtbetrag) oder lediglich mit einem Einheitspreis (EP) zu kalkulieren ist. Wird der Gesamtbetrag verlangt, müssen Bieter sowohl den EP als auch den Gesamtpreis in ihrem Angebot angeben. Ist hingegen kein GB gekennzeichnet, genügt die Angabe des Einheitspreises. Diese formale Unterscheidung kann direkten Einfluss auf die Angebotswertung und die spätere Zuschlagsentscheidung haben.

Mit dem evergabe Manager lassen sich Bedarfspositionen komfortabel und strukturiert in die Leistungsbeschreibung integrieren. Das digitale Vergabemanagementsystem unterstützt Auftraggeber dabei, Eventualpositionen rechtssicher zu definieren, zu dokumentieren und im Angebotsprozess korrekt auszuwerten.