Ein Absageschreiben ist ein offizielles Schreiben, das ein Auftraggeber an Bieter sendet, um ihnen mitzuteilen, dass ihr Angebot in einem Vergabeverfahren nicht berücksichtigt wird. Außerdem ist es Grundvoraussetzung für das Erteilen eines Zuschlags. Denn frühstens 10 Tage nach dem Absenden des Schreibens darf der Auftraggeber einen Zuschlag erteilen.

• Begründung warum der Auftraggeber den Zuschlag nicht an den Bieter erteilt. Die Begründung muss der Bieter zumindest im Ansatz nachvollziehen können.

• Name des bezuschlagten Bieters.

• Merkmale und Vorteile dessen Angebots.

Weitere Vorgaben sind in § 19 VOB/A, § 19 EU VOB/A, § 27 VOL/A, § 62 VgV, § 36 VSVgV sowie § 46 UVgO zu finden.