Was passiert, wenn ein Unternehmen dennoch ein Papierangebot einreicht – kann dieses im System eingebunden werden?

Ja, Papierangebote kannst Du im System erfassen, allerdings manuell. Nachdem Du das Angebot geöffnet hast, gibst Du die relevanten Angaben wie den Namen des Bieters, die Angebotssumme und weitere Informationen selbst in den evergabe Manager ein.

Als Auftraggeber kannst Du außerdem vorab festlegen, in welcher Form Angebote eingereicht werden dürfen. Dabei hast Du die Wahl zwischen „nur schriftliche Angebote“, „nur elektronische Angebote“ oder „schriftliche oder elektronische Angebote“. Wichtig ist dabei, dass Du die jeweiligen Vorgaben des Verfahrens beachtest.

Bei Ausschreibungen nach VOB besteht grundsätzlich Wahlfreiheit. Bei Vergaben nach UVgO muss das Verfahren in der Regel vollständig elektronisch durchgeführt werden, wobei es in bestimmten Fällen Ausnahmen geben kann. Für kleinere Beschaffungen wird im evergabe Manager häufig die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt.

Aus der Praxis zeigt sich allerdings, dass Papierangebote zusätzlichen Aufwand verursachen, weil Du sie manuell in den evergabe Manager übertragen musst. Deshalb setzen viele Auftraggeber inzwischen auf eine rein elektronische Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden lässt im VOL-Bereich beispielsweise schon seit Jahren keine Papierangebote mehr zu.